هر آنچه باید در مورد دورکاری بدانید

Buffer  هشتاد و پنج کارمند دارد که در 15 کشور مختلف در گوشه و کنار جهان مشغول کار برای این شرکت هستند. سال‌ها است که دورکاری در این شرکت به یک هنجار تبدیل شده است. آن‌ها از سال 2011 همکاران خود را از راه دور استخدام می‌کردند و در سال 2015 دفتر کار خود را نیز واگذار کردند. طی این سال‌ها، کارمندان Buffer آموزش‌ها و تجارب زیادی در مورد بهره‌وری، ابزارها، همکاری، برقراری ارتباط و قطع ارتباط برای دورکاری با یکدیگر کسب کرده‌اند. در ادامه فهرست کاملی از منابع و تجربیاتی که این شرکت برای دورکاری به آن‌ها دست پيدا کرده را به قلم مدیر روابط عمومی‌ Buffer، هایلی گریفیس خواهید خواند.

ارتباط و همکاری 

ارتباط و همکاری به ویژه در مورد افرادی که دورکاری انجام می‌دهند موضوعی پیچیده است. در گزارشات سه ساله اخیر شرکت Buffer در مورد چالش‌های دورکاری آمده که این موضوع جزو سه دردسر اصلی کارمندانی بوده که از راه دور برای این شرکت کار کرده‌اند. در ادامه با تاثیرگذارترین روش‌هایی که این شرکت برای برقراری ارتباط و همکاری میان کارمندان خود از آن‌ها استفاده کرده و تجربیات خوبی در این زمینه کسب کرده آشنا خواهیم شد. در ادامه صحبت‌های هایلی گریفیس را خواهیم خواهند. 

ارتباطات غیرهمزمان

هر زمان که شرایط فراهم شود سعی می‌کنیم غیرهمزمان با یکدیگر ارتباط برقرار کنیم. به عبارت دقیق‌تر، همه در یک زمان باهم یک کار را انجام نمی‌دهیم. ما موفق شدیم جلسات غیر همزمان را با موفقیت آزمایش کنیم و جلسات زنده را با خیلی از هم تیمی‌های خود در Zoom برقرار می‌کنیم، اما هر زمان که شرایط ایجاب کند به سراغ گزینه ارتباط غیرهمزمان می‌رویم.

ایجاد یک توافقنامه ضابطه‌مند جمعی

مثل خیلی دیگر از کارگروه‌های راه دور، در درجه اول در اسلک دور هم جمع می‌شویم. ما به این نتیجه رسیدیم که بودن در یک صفحه یکسان برای برقراری ارتباط برای همه مفید است. به همین دلیل یک توافقنامه 10 ماده‌ای برای ضوابط استفاده از اسلک تنظیم کرده و مشخص کردیم که چگونه باید از این محیط برای برقراری ارتباط و تشکیل جلسات کاری استفاده کنیم.

فکرهای بکر 

ما در Buffer نظرات و طرح‌های سازنده مطرح شده از طرف اعضا را دریافت کرده و آن‌ها را در جلسات یک ساعته و حداقل دو بار در هفته با سایر اعضای گروه به اشتراک میگذاریم. برگزاری این نوع اتاق‌های فکر مجازی ایده‌های بکر زیادی در اختیار ما قرار می‌دهد. 

ابزار و محصولات 

کارمندان هیچ کسب‌و‌کاری نمی‌توانند بدون استفاده از ابزار و محصولات ارتباطی از راه دور با یکدیگر کار کنند. شركت بافر نیز از 12 ابزار برای دورکاری گروه خود استفاده می‌کند که به شرح زیر هستند:

1. Zoom برای گفت‌وگوی ویدیویی: این پلتفرم امکان چت صوتی و تصویری و کنفرانس‌های ویدیویی را ارائه می‌‌دهد، اما خبری از هزینه‌های گزاف برای ارتباطات تلفن بین‌المللی نیست.

2. Notion کتابچه کلیات جامع کار گروهی: Notion یکی از حرفه‌ای‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است. این نرم‌افزار با وجود آن‌ که قابلیت مدیریت پروژه‌های شخصی را دارد، اما اساسا برای مدیریت پروژه‌های بزرگ طراحی شده است. با نوشن تمام وظایف اعضای گروه در یک مکان واحد همه چیز به شکل منظمی اداره می‌شوند. 

3. Threads بحث و تصمیم‌گیری: با این محصول می‌توانید مباحث خود را از راه دور و در هر پلتفرمی‌ ادامه دهید. Threads به اعضای یک گروه اجازه می‌دهد صرف‌نظر از مکانی که قرار دارند به راحتی مباحث را مطرح کنند، منابع را به‌اشتراک بگذارند و تصمیم‌گیری کنند.

4. Zenefits داشبورد منابع انسانی: سیستم‌های نرم‌افزاری برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به مهارت‌های کارمندان (در فرایند استخدام) و برای برنامه جایگزینی و توسعه نیروی کار، گزینه بسیار خوبی به حساب می‌‌آیند. سیستم‌های منابع انسانی مثل Zenefits برای این منظور طراحی شده‌اند تا اسناد مربوط به آشناسازی کارمندان جدید و سوابق و داده‌های فرایندهای استخدامی‌ را ثبت کنند.

5. Okta و Password امنیت و مدیریت کلمات عبور: Okta  یک پلتفرم جامع مدیریت دسترسی برای نیروی کار است که از منابع حیاتی محافظت می‌کند. از Password نیز برای ذخیره‌سازی و مدیریت گذرواژ‌ها استفاده می‌شود.

6. Timetastic پیگیری زمان مرخصی: تحت نظر قرار دادن این‌که چه افرادی سر کار خود نیستند و هر یک از اعضای گروه به چه میزان موفق به انجام وظایف خود شده‌اند، مهم است، به ویژه اگر اعضا از راه دور مشغول کار باشند و نتوانید حضوری بر روند انجام کارهای آن‌ها نظارت کنید. 

7. Culture Amp بازبینی و بررسی مکالمات شغلی: برای انجام نظرسنجی و مشارکت اعضا و بررسی‌های منظم عملکرد کارمندان در دوره‌های ماهیانه یا فصلی می‌توانید از این ابزار استفاده کنید.

8. Slack، پیام‌رسان: Slack یک ابزار کار پیام‌رسان از راه دور است. این نرم‌افزار امکان برقراری ارتباط بین هم تیمی‌‌ها را فراهم می‌کند. هنگامی‌ که تیم‌ها از راه دور فعالیت می‌‌کنند یا دورکار هستند این توانایی را دارند تا از کانال‌های اسلک برای پیام‌رسانی فوری و همکاری استفاده کنند. 

9. Freshbooks  بررسی مخارج و هزینه‌ها: این نرم‌افزار برای حساب‌داری و صدور آنلاین فاکتور استفاده می‌‌شود و به ردگیری و بررسی مخارج و هزینه‌ها، درآمد و مواردی ازاین دست کمک می‌‌کند.

10. Dropbox همکاری بلادرنگ: به‌اشتراک‌گذاری پرونده‌های بزرگ از طریق ایمیل، خوب کار نمی‌‌کند، دراپ‌باکس یک مکان مجازی امن برای ذخیره و بایگانی فایل‌ها و اسناد فراهم می‌کند تا اعضا تیم بتوانند به این محتوا دسترسی داشته باشند. 

11.Trello انجام وظایف، شفافیت و موارد دیگر: ترلو یکی از ابزارهای خوب و کاربردی برای مدیریت پروژه‌ است. این نرم‌افزار با کارایی ساده‌ای که دارد در تمامی‌ سازمان‌ها و برای دورکاری قابل استفاده است. خدمات پایه این نرم‌افزار رایگان و بسیار کاربردی است.

12. Calendly برنامه‌ریزی جلسات: از این ابزار برای ملاقات چند نفره به صورت همزمان در یک زمان واحد استفاده می‌شود.

کار در خانه با وجود حضور فرزندان 

این یک واقعیت است که همه نمی‌توانند از عهده انجام کار در خانه آن هم با وجود حضور فرزندان خردسال برآیند. با این حال، با رعایت برخی اصول و تغییر سبک کاری می‌توان به وظایف شغلی و شخصی به شکل مساوی رسیدگی کرد. والدینی که در Buffer کار می‌کنند راهکارهای زیر را برای انجام موفقیت‌آمیز کارها پیشنهاد می‌کنند:

 برای خود نوعی برنامه زمان‌بندی تعریف کنید. سعی کنید زمان انجام وظایف حرفه‌ای را به گونه‌ای تنظیم کنید که بچه‌ها کمترین نیاز را به شما دارند. تقسیم وظایف بین زوجین می‌تواند به برنامه زمان‌بندی آن‌ها نظم دهد. با همسرتان صحبت کنید و به وضوح مشخص کنید چه زمان‌هایی را می‌توانید یا نمی‌توانید به او کمک کنید. 

 یک پرستار نیمه وقت استخدام کنید. با استخدام یک پرستار کودک نیمه وقت در ساعاتی که اوج کار شما است (به‌طور مثال، 8 صبح تا 1 بعدازظهر) فشار کاری را از روی دوش خود بردارید. سعی کنید در همین ساعات هر زمان که فرصت پیدا کردید به بچه‌ها سر بزنید و با آن‌ها همراه شوید.

 در صورت امکان میز کار خود را نزدیک محل بازی فرزندانتان قرار دهید. با این کار همزمان هم به وظایف خود رسیدگی می‌کنید هم مراقب آن‌ها هستید.

 در بین ساعات کاری کمی‌ زمان هم برای گفت‌وگو، بازی و یادگیری در نظر بگیرید. فراموش نکنید در زمان‌هایی که با خانواده وقت می‌گذرانید گوشی تلفن خود را کنار بگذارید.

در نهایت فراموش نکنید درست است که کار شما در خانه انجام می‌شود، اما خانواده‌تان هم به شما نیاز دارند. با یک برنامه‌ریزی زمانی دقیق هم از کار خود و هم از کنار خانواده بودن لذت خواهید برد.

استفاده درست از تقویم 

تقویم‌ها یکی از وسایل ثابت میز کاری افراد هستند. برای کارگروه‌هایی که اعضای آن‌ها در شهرها یا کشورهای مختلف ساکن هستند، شما نمی‌توانید به سراغ تک تک آن‌ها برويد و ببینید آیا در دسترس هستند یا خیر. از تقويم‌ می‌توان به عنوان یک ابزار اساسی برای بررسی در دسترس بودن اعضا استفاده کرد. ما در Buffer از تقویم برای تعیین قرار کاری با یکدیگر استفاده می‌کنیم و می‌توانیم بررسی کنیم در یک روز خاص چه افرادی برای انجام یک کار مشخص حاضر هستند.

سلامت روان 

هر چند دورکاری می‌تواند مزایای زیادی داشته باشد و اعضای Buffer قدردان آن هستند، اما این حرف به معنای آن نیست که چنین روشی بی عیب و نقص باشد. دورکاری می‌تواند احساس انزوا و مشکلات قطع ارتباط از کار را به همراه داشته باشد. دست کشیدن از دستگاه‌ها چالشی است که اکثر مردم با آن مواجه هستند. پژوهش نشریه امریکن نشان می‌دهد اغلب افراد 80 بار در روز گوشی خود را بررسی می‌کنند. برای افرادی که دورکاری انجام می‌دهند این مسئله حادتر می‌شود اگر نتوانند بین کار و خانه تمایزی قائل شوند.

چگونه در زمان استراحت از کامپیوتر و دستگاه‌های همراه باید فاصله بگیریم در شرایطی که یکی از اتاق‌های خانه به دفتر کار تبدیل شده‌اند؟ اول از همه اعلان‌ها را مدیریت کنید. یکی از اصلی‌ترین عواملی که شما را مجبور می‌کند به سراغ گوشی یا تبلت بروید دریافت اعلان‌ها است، بنابراین آن‌ها را روی گوشی خود خاموش كنيد. سپس حساب‌های ایمیل کاری خود را روی گوشی پنهان کنید تا دسترسی به آن‌ها برایتان سخت شود. اگر واقعا قصد دور شدن از دستگاه‌های خود را دارید باید آن‌ها را به‌طور فیزیکی از خود دور کنید. شب‌ها در زمان شارژ آن را روی حالت پرواز قرار دهید. سعی کنید برای انجام کارهای شخصی از یک دستگاه جداگانه استفاده کنید و در نهایت این که هرگز در تخت خواب کار نکنید. مغز شما باید بداند که تخت خواب محل استراحت است و لپ‌تاپ مکان کار شما است.